La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha actualizado recientemente su información específica para pequeñas empresas y profesionales, con el objetivo de aclarar las dudas más habituales sobre el uso de datos personales de clientes, proveedores y trabajadores. Esta revisión responde al elevado volumen de consultas recibidas en los últimos meses sobre la aplicación práctica del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en negocios de pequeño tamaño.
Una guía más clara para responsables del tratamiento
En la nueva organización de contenidos, la AEPD refuerza la sección dedicada a las obligaciones del «responsable del tratamiento», figura que recae en cualquier empresa o autónomo que decide qué datos recoge, con qué finalidad y cómo los gestiona. Esto incluye desde la gestión de clientes y proveedores hasta la información del propio personal.
La guía explica de forma estructurada:
- Qué base legal permite tratar datos personales (ejecución de un contrato, obligación legal, consentimiento, interés legítimo, etc.).
- Para qué finalidades pueden utilizarse esos datos y la necesidad de no reutilizarlos para objetivos distintos sin una nueva base jurídica.
- Qué información mínima debe facilitarse a las personas afectadas en el momento de la recogida de datos.
Obligación básica: información, límites y registro
La AEPD recuerda que los negocios deben informar de manera comprensible sobre el uso de los datos: quién es el responsable, con qué fines se usan, durante cuánto tiempo se conservarán y qué derechos pueden ejercer los interesados (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación o portabilidad).
También se insiste en dos ideas clave:
- Minimización de datos: solo deben recogerse los datos estrictamente necesarios para la actividad.
- Limitación del plazo de conservación: la información no puede guardarse más tiempo del imprescindible, ni en formato digital ni en papel.
En relación con el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT), la Agencia recuerda que es la herramienta que permite documentar qué tipos de datos maneja el negocio, con qué finalidad y qué medidas de seguridad aplica. Aunque algunas microempresas pueden estar exentas en determinados casos, la AEPD señala que tratamientos habituales como la gestión de clientes o de personal hacen recomendable contar con este registro como soporte en caso de inspección o reclamación.
Uso de proveedores externos y herramientas digitales
La guía dedica un apartado a los servicios externos que tratan datos por cuenta del negocio: programas de facturación, plataformas de correo, gestorías, servicios en la nube o herramientas de inteligencia artificial, entre otros.
En estos supuestos, se recuerda que:
- El responsable del tratamiento sigue siendo la empresa o el autónomo.
- Debe existir un contrato o acuerdo que regule el acceso a los datos por parte del proveedor.
- Es necesario comprar dónde se almacenan los datos y qué medidas de seguridad se aplican.
Además, se detalla cómo actuar ante una brecha de seguridad (pérdida de dispositivos, accesos no autorizados, envíos erróneos de información, etc.) y en qué casos debe notificarse a la AEPD y a las personas afectadas.
Protección de datos en las relaciones laborales
Otro bloque de contenido se centra en el entorno laboral y las dudas más frecuentes sobre el tratamiento de datos de empleados: videovigilancia, control horario, geolocalización o uso de herramientas digitales de seguimiento.
La AEPD recuerda que la existencia de un contrato de trabajo no elimina los derechos de privacidad de la plantilla. El empleado puede tratar determinados datos cuando sean necesarios para la organización del trabajo o el cumplimiento de obligaciones legales, pero siempre dentro de los límites fijados por la normativa laboral y de protección de datos.
La guía aborda, entre otras cuestiones:
- Condiciones para instalar cámaras en el centro de trabajo.
- Requisitos para usar sistema de fichaje y geolocalización.
- Alcance del acceso a correos y dispositivos de empresa.
Modelos y plantillas oficiales a disposición de pymes y autónomos
Como apoyo práctico, la AEPD pone a disposición de pequeños negocios y profesionales varios modelos reutilizables, entre ellos:
- Formularios para ejercer derechos de protección de datos (acceso, rectificación, supresión, etc.).
- Textos informativos que pueden integrarse en contratos, formularios o páginas web.
- Plantillas de Registro de Actividades de Tratamiento.
- Carteles modelo para informar sobre videovigilancia en locales.
Estos materiales permiten al negocio disponer de una referencia alineada con el RGPD y con la Ley Orgánica de Datos, reduciendo el riesgo de errores formales en la documentación.
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